・Enabling Microsoft Teams for Collaboration (MS-300T03) これから Microsoft Teams を導入を検討している方に最適です。 実際に当社で運用してみた得たチーム・チャネル構成などの知見も交えてお伝えします。 【本コースはオンライン対応です】 情報は送った。後は野となれ山となれ。取捨も選別も受信者側で勝手にどしどしやっていてください…と私も良くやります。毎日やっています。どこかで情報がロストして、共有されないコストの方が高くつくからです。 無料ホワイトペーパーダウンロード(当社が Microsoft Teams を お勧めする“4つの理由” とは?). 印刷する; 吉田 壮志. 使用する中で不便だと感じたら積極的にフィードバック送りましょう! 少しずつ使いやすいサービスに成長していくはずです。 Yammer、メール、チャット、電話、会議の各コミュニケーション手段は、その共有範囲、緊急性、内容などによって使い分けると効率があがります。昔の記事「【2017年版】Skype, Skype for Business, Teams, Yammer の違いは?」でも一度まとめましたが、あらためて最新の状況をまとめてみましょう。 直接の会話は最も重要で有効な手段ですが、会議や電話ばかりしていると重要なことに会話時間を割けなくなります。急ぎでない社内連絡・情報共有はチャットにすることで、コミュニケーションが効 … 同じトピックの場合は一つのスレッドにまとめる、各スレッドにはタイトルを付けるというルールを徹底すると、タイムラインが綺麗になるのでおすすめです。 チームスがSlackやその他のチャットツールよりも優れている理由がこれです。 【2017年版】Skype, Skype for Business, Teams, Yammer の違いは? つまりチャットツールであればメールの設計限界を超えられる。チャットツールであれば、たちまちにして「必要な情報が共有され、不要な情報が共有されない」… なんてことはありません。, メールは、とにかく話がシンプルでした。送信者が宛先に気を付ける、たったこれだけの原則で済んだのです。しかしチャットでは受信の設定、投稿する場の整備、送信者の通知方法、これら3つ観点が先の目標のために不可欠であると思われます。 Microsoft Teams の機能と運用(1)Teams の運用目標 . 無料ホワイトペーパーダウンロード(当社が Microsoft Teams を お勧めする“4つの理由” とは?), 既に Teams を導入した方はもとより、これから導入する方もせっかく使うなら使えるだけ使い倒していきたいはずです。Teams は Office 365 のプランに含まれるものですから、「ただただ寝かしておくのは勿体ない。しかし実際の所どう使用していくべきものか分からない、悩ましい」そんな方も多いのではないでしょうか? というのも、筋の通った利用方針や最適解といえる事例なども見当たらず、Teams のあるべき姿がどうにも想像しがたいからです。 Microsoft TeamsのフィードバックはTeams左下のご意見のところから送れます。 Public Preview: Hot (1517 ideas) – Customer Feedback for Microsoft. Copyright © SB Technology Corp. All rights reserved.

当社のトレーニングや、コミュニティの場などで Microsoft Teams のお話をしていて多いのは「チームやチャネルの構成をどうしたらよいのか?」という悩み相談です。せっかく Microsoft Teams (以下、Teams)を導入して、社内コミュニケーションを活性化させようとしてもうまくいかない。その原因のひとつに「チーム/チャネル構成」があると思いますので、「Office 365おじさん」こと、トレノケートの目代が解説します。, Microsoft の Webサイト (外部リンク)には「Office 365 でチームワークを実現するハブ」と見出しが書かれています。ここでの「チーム」はどんなものでしょうか?部署と考えることもできますが、実務で考えてみると自分がたくさんの「チーム」に所属していることに気が付きます。主たる業務のプロジェクトだけでも、最近は複数のプロジェクトを掛け持ちすることも多いでしょう。社内の主たる業務とは別の「職場環境改善ワーキンググループ」みたいなものに所属しているかもしれません。改めて数えてみると、自分が多くのチームの仕事を同時にこなしていることに気が付くと思います。, これらのチームの仕事を円滑に進めるためのツールが Microsoft Teams なのです。, そんなたくさんのチーム仕事に対して、いろんなツールを使っている現状があります。・メールで、連絡、作業指示、アラート通知全部メール・クラウドサービスのタスク管理、プロジェクト管理ツールなどを、チームごとに使い分ける・ファイルサーバーの階層も深い・システムアラートもメールで受信, とくに現在はメールが一番厄介で、あまりにも多くのメッセージを受け取るため、受信トレイにフォルダーを作成してプロジェクトごとに自分で参照しやすいように管理する必要があります。, 現状の仕事のやり方だと、先に細かな「やること(例:提案書の修正指示内容を確認して、PowerPointを修正する)」を決めてから、目的に合ったアプリケーションを起動して、プロジェクト(フォルダー)を選択して、該当のファイルやタスクをひらく必要があります。, 例えば、タスク管理SaaSアプリケーションを起動し(ログインをして)プロジェクトを選択して、自分のタスクを確認した後に、ファイルサーバーから該当のファイルを探して開くという動作が必要です。, 面倒だけでなく、別プロジェクトの通知に意識を取られてしまい、作業が中断することも多々あります。, ※図:Microsoft 365 Day Session 2「平成の働き方”はもう古い?! さて、時代の潮流はいよいよビジネスチャットへ変遷しています。その情報の授受における思想はメールと全く異なるものです。大まかには送信者は情報をチャネルといった場に流し、受信者は場の閲覧を介して情報を受け取ります。Twitter などからご想像頂けると思いますが、チャットは送信する相手を敢えて指定する必要がありません。情報は場にしか届いていないのだから、自分に無関係な情報源は端から見ないという選択肢が生まれます。強制的に連絡が届くメールと比して、チャットは受信者の一存で情報を遮断可能な上、必要に応じて情報を見に行くこともできる。この1点で「不要な情報が共有されない」理想にはぐっと近づけたようです。 すでにお客様やパートナー様との間で Slack を使っているメンバーもいて、どちらかというと Slack の方がいいんじゃないか、という反応はありました。 正直、その頃のTeams ならば Slack の方が良かったと思うのですが、その他の office 365 の利用との連携を「期待」していたことと、今は少し連携も始まっているものの当時は全く外部との連携のない内部に閉じた環境であることも、逆に安心に繋がるところもありました。 そもそもチャットベースの共有ツールを使っていなかった人にとっては、「今ま … DX 本部の吉田です。 「必要な情報が共有され、不要な情報が共有されない」、これはメールでは中々に実現しがたい。設計上の限界かと思われます。朝飯どころではなかったということです。 無料ホワイトペーパーダウンロード(当社が Microsoft Teams を お勧めする“4つの理由” とは?). Microsoft Teamsで、本当の働き方改革を体感したいあなたへ」資料より引用(外部リンク), もう少しかみ砕くと「今から**の仕事をやろう。まずは残タスクを確認して、〇〇さんから提案書の修正指示が来ていたから、それを見ながら修正しよう」と考えているはずです。, その思考のアプローチを邪魔しないよう、利用するツールなどのリソースを一か所に集めて、そこで仕事をするツールとしてTeamsを利用しましょう。, Teams のチーム と チャネル はこのように階層構造で表示され、組織に内に存在する多くのチームのうち、自分が所属するチームの一覧が表示されます。, よくアクセスするチーム/チャネルを優先的に表示するため。ちなみにチーム名をドラッグ&ドロップして、チームの表示順を自分好みに並べ替えることも可能です。, 「チームやチャネルをどのように構成すべきですか?」と問われたときに、私は下記のようにお話しています。, 年末の大掃除を社内で一斉に行うためにリーダーが集まるチーム。・掃除範囲の定義・掃除チームの編成・掃除用品購入・当日の進捗や相談などのチャットチャネル, EXPOへ出展するためのチーム。・ブース造作・チラシ作成・ブース対応のための共有資料・当日会場での連絡用チャネル, これらのチームは部署横断で人が集まるはずですし、目的毎にチャネルを分けることで担当業務の話題に集中することができます。しかも、同じプロジェクトの別担当メンバーが何をしているのかを確認することもできます。, チームのリーダーは、「チームの目的」を定義しましょう。これは私の持論ですが、必ずやっていただくように皆さんにお話しています。チームを作成すると、「一般」チャネルに wiki が必ず作成されるので、そのwikiのタイトルを変更して、「チームの目的」を必ず記載するルールにすることをおススメしています。, 何らかのプロジェクトが発足すると、プロジェクトのリーダーが決まるはずです。プロジェクトリーダーの責任においてこれらを定義することができるはずです(PMBOK®のプロジェクト憲章が近いと思います)。これらを定義することで、プロジェクトチームの目的を明確にし、プロジェクトの作業に集中することができるはずですね。, 「リソースを一か所に集める」という意味でもうひとつ重要なのが、メッセージ・ドキュメントの集約です。, CCに配布リストを入れたくなる心境は「何かあった時のために把握しておいてほしいから」という心理が働くと思いますが、受け取るほうのメール量は大変なことになります。, Teams のようなチャットツールで会話していると、ひとつの話題(スレッド)に関してどのような議論が行われたのか、過去にさかのぼってみることが可能です。もちろん途中参加したメンバーも見ることができます。, 仕様上、「一般」チャネルは削除できません。常に一番上に表示されてしまう訳ですので、都合よく「チーム全体に対するアナウンス」として利用しましょう。, 雑談チャネルとして利用するのはお勧めしません。チームに目的を定義したはずです、そのためのチャネルも作成したはずです、その目的に沿わない雑談は別の場所で行われるべきです。通常は雑談はyammerで行われます。プロジェクトチームに関わる雑談をする場所が必要であれば、別途「雑談」というチャネルの作成をお勧めします。「一般」チャネルはチームを選択した時に最初に表示されるチャネルです。「さぁ仕事をするぞ」を意気込んでTeamsを開いたときに雑談が見えたらモチベーションが下がることもあるかもしれません。それよりもチームの連絡事項が並んでいた方が良いでしょう。, チャネルを目的単位で分けることができました。先ほどの例だと「EXPO出展のためのチラシ作成のチャネル」といった具合です。, チラシ作成という目的の中で色々なリソースを使うでしょう。原案の画像ファイルも共有するでしょうし、タスク管理もこのチャネル単位で、BackLog や trello 、Plannner などのアプリケーションをタブに設定すると良いでしょう。また、最新のファイルを直接タブに Excel や PowerPoint のファイルを設定して、すぐに参照できるようにすると便利でしょう。「チラシ作成の仕事をするときは、このチャネルから離れなくてよい」ぐらいまでリソースを集めることができると効率が良くなるはずです。, ここまでチームとチャネルの構成について解説してきました。機能としてはまだまだ紹介しきれていない部分もまだあります(インスタンスなWeb会議はチャネルから開始、録画すると、チャネルに自動的に録画へのリンクが生成させる便利機能など)。, Microsoft Teams を社内でスタートするときの私なりの「Teamsのチーム/チャネル構成はこうせい!」です。, 「チームやチャネルをどのように構成するか?」という問いについて、Microsoftから明確な指針は出ていません。今回の記事は、Teamsをしばらく利用していて、Micorosft のドキュメントを読んで理解した私なりの解説です。, どんなシステムでもそうですが、素晴らしいシステムでも導入時の構成を間違ってしまうと、活用されません。また活用している中で自社にとってのベストプラクティスが新たに生まれることもあります。いろいろと模索しつつ活用してみてください。, ・Enabling Microsoft Teams for Collaboration (MS-300T03), これから Microsoft Teams を導入を検討している方に最適です。 実際に当社で運用してみた得たチーム・チャネル構成などの知見も交えてお伝えします。【本コースはオンライン対応です】​​​​​​​会場が「オンラインLive」または「教室Live配信」の日程は、PCやタブレット等を通してオンラインでご参加いただけます。, テレワークを推奨する「Empowered JAPAN緊急ウェブセミナー特設サイト」に賛同し、Teamsの管理の基礎知識に関するセミナーの過去動画を期間限定で特別公開しています。ぜひこちらもご覧ください。, トレノケート株式会社 講師。Microsoft MVP for Office Apps & Services / Microsoft Certified Trainer / MCSA: Office 365 - Certified 2018。Office 365 を中心としたマイクロソフト技術の構築、導入後の利活用コンサルティングを長年に渡って経験。 日本で最初に Office 365 ユーザーコミュニティを立ち上げ、現在も継続中。これらの活動を米マイクロソフトに認められ、2014年から Microsoft MVP for Office Apps & Services として活動し続けている。トレノケートではOffice 365、PowerApps の研修を担当。 また講師としてだけでなく、社内の Office 365 活用促進にも貢献している。, AZ-103 Microsoft Azure Administrator 合格のための方法序説, 【EC-Council CEH v10 (Certified Ethical Hacker:認定ホワイトハッカー)】資格取得体験談, Microsoft 365 Day Session 2「平成の働き方”はもう古い?! したがって、利用者/管理者双方にとってスムーズな運用を実現するためには、 Teamsの運用ルールの策定と基本事項を理解するためのドキュメント、教育、サポートが重要な要素の一つになります。 多彩なサービスメニューで徹底サポート. 前章では「導入」に関するルールを見てきましたが、ここではビジネスチャットの「運用」におけるルールをご紹介します。ビジネスチャットを上手に運用するためにも、以下のポイントを意識してみてください。 ビジネスチャットルール1 . 【2017年版】OneDrive, OneDrive for Business, Office 365, SharePoint の違いは? クイックリファレンス. そもそも Teams にはチャット、会議、ファイル共有、共同編集、タスク管理、その他 Office 365 の連携とあらゆる機能が詰まっています。機能の採択から運用指針までもが環境に依存する、となれば確かに画一的に定義できる目標も何もないわけです。, それでは少し問いを裏返して、どんな環境であれ最低限満たすべき要素は何か? と考えるとこちらは中々すっきりします。例えば基本機能であるビジネスチャットの利用に絞った場合、どのようなことが達成されていれば良いのでしょうか? Microsoft Teamsで、本当の働き方改革を体感したいあなたへ」資料, Enabling Microsoft Teams for Collaboration (MS-300T03), MCP試験「AZ-900: Microsoft Azure Fundamentals」改定のポイント, AZ-900:Microsoft Azure Fundamentalsに合格した営業部社員の試験対策・アドバイス, トレノケ雲の会 mod.6「雲の下から(meet the author)」開催レポート, 【図解】社内外へのアウトプット/インプット同時投稿をノーコードで~Microsoft TeamsとTwitterを連携~, 【解説つき】2020年3月新試験版AWS 認定ソリューションアーキテクト - アソシエイト資格のサンプル問題を解いてみよう. Teams を例に挙げますが、例えば気が散りがちな「バナー」によるポップアップを制御するためには通知設定が必須です。また投稿の場としてのチャネルが仮に一般チャネルしかないとするならば、それが真に必要な情報なのか事前の予想も区別もままならなくなります。さらに送信者がメンション、緊急フラグをルール無用で乱発してしまえば、簡単に「不要な情報が共有される」ことになるでしょう。, 特にビジネスチャットのナレッジを持たない初期運用段階では、上記の観点全てが欠け落ちている場合も少なくないと思われます。しかしながら一挙に3つ全てに対処するというのは困難です。「必要な情報が共有され、不要な情報が共有されない」ために、とにかく1つずつ、まずは受信の設定から切り崩しましょう。次回Teams通知機能とおすすめ通知設定まとめます。, Microsoft Teams 向け簡単導入パック(ソリューション紹介) 事例: 済生会熊本病院 – 医療の質、効率、働き方の改善に向け、Microsoft Teams を基盤としたコミュニケーションを実現, 事例: 東急住宅リース – 全社規模で多様な情報を共有する基盤として Yammer を活用、良い取り組みをすぐに共有するオープンな文化を醸成, 事例: コニカミノルタ – 働き方改革をさらに前進させるため、Microsoft Teams によるコミュニケーション変革を推進, 事例: ソニー: 低コストで全社展開可能なビジネス チャットとして Microsoft Teams を選択、利用の強制を行うことなく、技術部門を中心に積極的な活用が進む, 事例: セガサミー – Microsoft Teams でグループ横断のコミュニケーション基盤を確立、壁のない環境で社員の交流をさらに促進, 事例: 浅間商事 – Microsoft Teams 活用で、離れた拠点の “チーム力” を見える化! 社内全体の”心理的安全性” を高め、活気あふれる職場づくりを実践.

【消費財製造業向け】マイクロソフトによるDX戦略とご支援、グローバルでの成功事例のご紹介【11/11更新】, Microsoft 365 ユーザ必見!Microsoft 365 の最新情報とバックアップ/データ保護の動向【11/11更新】, [Azureデータ分析ウェビナー] Azure Cognitive Searchに よる日本語文書の全文検索実践【11/11更新】, DXで実現するウェルスマネジメント! 2020年01月08日. TeamsはWebhookを使うなどして比較的簡単に他のツールと連携することができます。例えば荒川印刷では勤怠管理にWEBを利用したシステムを導入していますが、これとTeamsを連携して「今日の有給出張状況」というチャネルを運用しています。 ~Customer 360 で収益最大化する秘訣~【11/11更新】. 社内用に Microsoft Teams の機能やTipsを良くまとめていたのですが、この度縁あって執筆の機会を頂きました。Teams をご検討・ご利用中の皆様に情報をお届けできたらと思います。初回は広くTeams 活用に際しての目標について書いていきます。 Office 365 にはさまざまなコミュニケーションツールが含まれています。それらは時には似たように見え、どのツールを使えばいいのか迷うこともあるかもしれません。 これらのツールは、組織の文化やコミュニケーションの用途によって使い分けるようにしておくことで、コミュニケーションの効率をあげることができます。Office 365 に一番最近追加されたツール Microsoft Teams は、いくつかの種類のコミュニケーション手段を統合し、Skype for Business も吸収して、組織におけるコミュニケーションの核を形成するものになってきました。Spice Works 社の昨年 11 月の調査によると、Microsoft Teams は、この 2 年間でシェアが 18 ポイント伸び 21 % のシェアとなり、Slack を抜く普及率を見せています。この記事では、各コミュニケーションツールの使い分けと、Microsoft Teams 活用の方法とコツを中心に見ていきます。, Yammer、メール、チャット、電話、会議の各コミュニケーション手段は、その共有範囲、緊急性、内容などによって使い分けると効率があがります。昔の記事「【2017年版】Skype, Skype for Business, Teams, Yammer の違いは?」でも一度まとめましたが、あらためて最新の状況をまとめてみましょう。, 直接の会話は最も重要で有効な手段ですが、会議や電話ばかりしていると重要なことに会話時間を割けなくなります。急ぎでない社内連絡・情報共有はチャットにすることで、コミュニケーションが効率化され、かつ再利用可能な情報が組織内に蓄積されます。, Microsoft Teams の活用にはいくつかの段階があります。最初は気軽に 1:1 チャットで身近な人に話しかけてみるところから始めてみましょう。次第に「チャネル」と呼ばれるグループを作ってグループメンバーとだけファイルなどを共有したり、グループディスカッションを行ったり、電話やビデオ会議機能の利用、その他の統合されたアプリケーションの利用をしたり、外部ユーザーを参加させたりして高度な使い方に移行していくことができます。モバイルアプリを使えば、PCがなくてもスマホからコミュニケーションを行うことが可能です。, 新しいコミュニケーションツールを組織に導入する際は、既存の組織の文化も変えていく必要があります。「働き方改革」とは、単純に最新のツールを導入することでは実現できず、組織のコミュニケーションのあり方や、もっと突き詰めると組織のビジネスモデル、優先度、価値観など、事業の本質的なところまでの見直しを行い、優先するものとやめること/捨てることを決めて、それに沿ったツール導入を行う必要があります。コミュニケーションツールは、「あるべきコミュニケーションのやり方のテンプレート」にあたるものですので、既存のコミュニケーション方法に合うようにツールをカスタマイズしてしまうと、思ったほどの効果が出ないことがあります。, もちろん組織の事業内容によりコミュニケーション文化、共有できること/出来ないことの範囲も異なりますので、それを踏まえたうえで、人事情報/顧客情報/開発中の製品情報など、社内でも広く共有できない最低限のリストを決めたら、それ以外は広く社内で共有するといった「ネガティブリスト」方式で進めていくことがおすすめです。自組織に近い先駆者の事例も踏まえながら、コミュニケーション文化を変革していきましょう。, Teams の導入が決まったら、社内に広く展開する前にいくつかの運用ポリシーを設定することをお勧めします。主なものは以下の通りです。, 20数年前に一世を風靡し、最近 IBM からインド企業への売却で話題になった Lotus Notes も、当時はオンプレミスで組織内に乱立したサーバーの運用ルール徹底が難しかったことが課題でした。Microsoft Teams のストレージは、すべて Office 365 のクラウドの中にありますので管理者は全体像を把握することができますが、中にある情報の整理はエンドユーザーに依存するところが大きいため、あらかじめきちんとした運用ルールとポリシーの適用を行ったうえで本格運用することをお勧めします。.

考えられる要素としては、少なくとも「必要な情報が共有され、不要な情報が共有されない」ことです。単純にして明快、初歩の初歩となる原則。なるほどこうした理念はメールであっても実現できます。まさに朝飯前といったところでしょう。, しかしメール運用の現実は、取り敢えずccと、とにかく全員に返信となるケースが大半です。迷ったら宛先に含めよという一本槍をどこまでも押し通した場合、ごく少数の有意なる情報と、膨大なるゴミの山がともに押し寄せることとなります。